Las preguntas que la gente hace de verdad

Si trabaja por cuenta propia y no tiene empleados, legalmente sí. En la práctica, el EIN mantiene su número de Seguro Social fuera de facturas, contratos y formularios de proveedores, que es la razón principal por la que muchos lo sacan sin estar obligados. Los bancos y los clientes grandes también suelen preferirlo, y lo necesitará igualmente en cuanto contrate o constituya una LLC.

No, y hacerlo en ese orden es una de las formas más comunes de que rechacen la solicitud. Primero presente los documentos de constitución ante el estado, espere el certificado y luego pida el EIN usando el nombre legal exacto que figura en ese certificado. Un nombre que no coincida con el registro estatal causa problemas más adelante aunque la solicitud salga adelante.

Significa que el IRS considera que el nombre de su empresa se parece demasiado a otra entidad ya registrada. Los nombres genéricos lo provocan casi siempre, del estilo de «ABC Consulting LLC». La solución es hacerlo más distintivo: añadir una palabra, incluir su ciudad o estado, o usar su propio nombre. Si cambia el nombre, quizá deba modificar también el registro estatal para que ambos sigan coincidiendo.

Sí. El IRS permite un EIN por persona responsable cada 24 horas, identificada por su SSN o ITIN. Es una medida antifraude. Si está creando varias entidades, espere un día entre solicitudes, use una persona responsable distinta para cada una, o llame al IRS al 1-800-829-4933 y explique su caso.

La persona real que en última instancia posee o controla la empresa, o que controla sus fondos y toma las decisiones. Tiene que ser un ser humano, no otra sociedad. Es la mayor fuente de confusión del Formulario SS-4. La prueba útil es sencilla: ¿quién manda de verdad?

Sí, siempre que tenga un ITIN o un SSN. Si no tiene ninguno de los dos, lo habitual es sacar primero el ITIN. La empresa sigue necesitando una dirección en EE. UU., y ayuda tener un teléfono estadounidense registrado para la correspondencia del IRS.

Para la dirección principal del negocio no, porque el IRS espera una ubicación física donde la empresa opere realmente. Sí puede usar un apartado postal como dirección de correspondencia. Indicar una dirección física como sede y un apartado postal aparte para el correo es una disposición perfectamente normal.

No. El EIN se emite una vez y queda ligado a esa empresa de forma permanente. No se reasigna ni se vuelve a emitir, ni siquiera si la empresa cierra. Si cambian sus circunstancias, por ejemplo el tipo de entidad, eso es distinto de la caducidad y puede implicar un EIN nuevo, no uno renovado.

A veces. Las políticas varían según el banco y muchas veces según la sucursal, y cambian con el tiempo, así que lo único fiable es llamar a esa sucursal antes de ir. Lleve pasaporte válido u otro documento de identidad, comprobante de domicilio y posiblemente una segunda identificación. Los bancos comunitarios y las cooperativas de crédito suelen ser más flexibles que los grandes bancos nacionales.

Sí. Un cónyuge que no reúne los requisitos para un número de Seguro Social puede obtener un ITIN para que presenten declaración conjunta o para incluirlo en la suya. Solicita con el Formulario W-7 como cualquier otra persona, y normalmente la solicitud se envía junto con la declaración a la que corresponde.

Un CAA es una persona o empresa autorizada por el IRS para ayudar a completar el Formulario W-7, verificar sus documentos de identidad en persona y enviar la solicitud sin que usted tenga que mandar el pasaporte original por correo. Eso último es la razón principal por la que se recurre a ellos. El IRS publica un directorio de agentes autorizados en irs.gov.

Esta distinción provoca más rechazos de ITIN que casi ninguna otra cosa. Una copia certificada la verifica el organismo que emitió el documento, con su propio sello, declarando que es copia fiel. El IRS la acepta. Una copia notariada es un notario dando fe de que vio firmar a alguien, y el IRS no la acepta. Para certificar un acta de nacimiento hay que acudir al registro civil del lugar donde nació. Un notario de una oficina de mensajería o de un banco no puede hacerlo a efectos del IRS.

No. Todos los documentos deben estar vigentes. Un pasaporte vencido se rechaza automáticamente, y lo mismo vale para cualquier otro documento de identidad que presente. Renuévelo antes en su embajada o consulado, o use una combinación distinta de documentos que sigan siendo válidos.

Entonces presenta dos o más documentos. Uno debe acreditar identidad e incluir su nombre y fotografía, como un documento nacional de identidad, un permiso de conducir o una credencial militar. Otro debe acreditar condición de extranjero, como un acta de nacimiento que muestre nacimiento en el extranjero, un visado o un documento nacional que indique nacionalidad. Los dependientes menores de 14 años, o menores de 18 si son estudiantes, pueden usar documentos sin fotografía. Las instrucciones del Formulario W-7 traen la lista completa.

El proceso es igual que una primera solicitud, marcando la casilla de renovación en el Formulario W-7. Sigue adjuntando documentos de identidad y una declaración de impuestos o la documentación de excepción, y el trámite tarda lo mismo que una solicitud nueva. Una cosa que conviene prever: no puede presentar por vía electrónica mientras la renovación esté en curso, así que presente en papel junto con ella o renueve antes de que empiece la temporada.

El CP567 es el IRS comunicándole que la solicitud de ITIN fue rechazada o necesita más información. Indica el problema concreto, qué debe aportar y un plazo que suele ser de 45 días. No lo deje pasar. Si se le vence, la solicitud se considera abandonada y empieza otra vez desde cero, lo que le cuesta de nuevo todo el tiempo de tramitación.