As perguntas que as pessoas realmente fazem

Se você trabalha por conta própria e não tem funcionários, legalmente sim. Na prática, o EIN mantém seu Social Security Number fora de notas, contratos e cadastros de fornecedor, que é o principal motivo de muita gente tirar sem ser obrigada. Bancos e clientes maiores também costumam preferir, e você vai precisar de um assim que contratar alguém ou abrir uma LLC.

Não, e fazer nessa ordem é uma das formas mais comuns de a solicitação ser recusada. Primeiro registre a empresa no estado, espere o certificado, e só então peça o EIN usando exatamente a razão social que consta nele. Nome que não bate com o registro estadual gera problema mais adiante, mesmo quando a solicitação passa.

Significa que o IRS entendeu que o nome da sua empresa é parecido demais com o de outra já cadastrada. Nomes genéricos disparam isso quase sempre, do tipo "ABC Consulting LLC". A saída é deixar o nome mais distintivo: acrescentar uma palavra, incluir sua cidade ou estado, ou usar seu próprio nome. Se mudar o nome, talvez precise alterar também o registro estadual para os dois continuarem batendo.

É. O IRS permite um EIN por pessoa responsável a cada 24 horas, identificada pelo SSN ou ITIN dela. É uma medida antifraude. Se você está abrindo várias empresas, espere um dia entre as solicitações, use uma pessoa responsável diferente para cada uma, ou ligue para o IRS no 1-800-829-4933 e explique o caso.

A pessoa real que em última instância possui ou controla a empresa, ou que controla o dinheiro dela e toma as decisões. Precisa ser um ser humano, não outra empresa. Essa é a maior fonte de confusão do Formulário SS-4. O teste prático é simples: quem manda de fato?

Pode, desde que tenha ITIN ou SSN. Se não tiver nenhum dos dois, o caminho normal é tirar o ITIN antes. A empresa continua precisando de endereço nos EUA, e ajuda ter um telefone americano cadastrado para a correspondência do IRS.

Como endereço principal do negócio, não: o IRS espera um local físico onde a empresa de fato opera. Como endereço de correspondência, pode. Informar um endereço físico como sede e uma caixa postal separada para receber correspondência é um arranjo perfeitamente comum.

Não. O EIN é emitido uma vez e fica ligado àquela empresa em definitivo. Não é reaproveitado nem reemitido, mesmo se a empresa encerrar. Se as circunstâncias mudarem, por exemplo o tipo de entidade, isso é outra questão e pode significar um EIN novo, não renovado.

Às vezes. As políticas variam por banco e muitas vezes por agência, e mudam com o tempo, então o único caminho confiável é ligar para aquela agência antes de ir. Leve passaporte válido ou outro documento de identidade, comprovante de endereço e possivelmente um segundo documento. Bancos comunitários e cooperativas de crédito costumam ser mais flexíveis que os grandes bancos nacionais.

Consegue. Um cônjuge que não tem direito a Social Security Number pode obter ITIN para vocês declararem em conjunto ou para constar na sua declaração. Ele solicita pelo Formulário W-7 como qualquer outra pessoa, e normalmente o pedido vai junto com a declaração a que se refere.

É uma pessoa ou empresa autorizada pelo IRS a ajudar no preenchimento do Formulário W-7, conferir seus documentos de identidade presencialmente e enviar o pedido sem que você precise mandar o passaporte original pelo correio. Essa última parte é o principal motivo de as pessoas recorrerem a eles. O IRS publica um diretório dos agentes autorizados no irs.gov.

Essa diferença derruba mais pedidos de ITIN do que quase qualquer outra coisa. A cópia autenticada é conferida pelo órgão que emitiu o documento, com selo próprio, declarando ser cópia fiel. O IRS aceita. O reconhecimento de firma em cartório é apenas alguém atestando que viu a assinatura, e o IRS não aceita. Para autenticar uma certidão de nascimento, procure o cartório de registro civil onde você nasceu. Um cartório comum não resolve para fins do IRS.

Não. Todo documento precisa estar válido. Passaporte vencido é recusado automaticamente, e o mesmo vale para qualquer outro documento de identidade enviado. Renove antes no consulado ou embaixada, ou use uma combinação diferente de documentos ainda válidos.

Aí você apresenta dois ou mais documentos. Um precisa provar identidade e trazer nome e foto, como RG, carteira de motorista ou identidade militar. Outro precisa provar condição de estrangeiro, como certidão de nascimento mostrando nascimento fora dos EUA, visto, ou documento nacional que informe a nacionalidade. Dependentes menores de 14 anos, ou menores de 18 se forem estudantes, podem usar documentos sem foto. As instruções do Formulário W-7 trazem a lista completa.

O processo é igual ao do primeiro pedido, marcando a caixa de renovação no Formulário W-7. Você ainda anexa documentos de identidade e uma declaração de imposto ou a documentação de exceção, e o prazo é o mesmo de um pedido novo. Um ponto a planejar: não dá para transmitir declaração eletronicamente enquanto a renovação está em andamento, então entregue em papel junto com ela ou renove antes de a temporada começar.

O CP567 é o IRS avisando que o pedido de ITIN foi recusado ou precisa de mais informação. Ele traz o problema específico, o que você deve enviar e um prazo que costuma ser de 45 dias. Não deixe vencer. Se passar, o pedido é considerado abandonado e você recomeça do zero, o que custa de novo todo o prazo de processamento.