Les questions que l’on nous pose vraiment

Si vous êtes indépendant sans salarié, légalement oui. En pratique, l’EIN évite de faire figurer votre numéro de sécurité sociale sur vos factures, vos contrats et vos fiches fournisseur, ce qui est la principale raison pour laquelle beaucoup en demandent un sans y être obligés. Les banques et les gros clients le préfèrent aussi, et il vous en faudra un dès que vous embaucherez ou créerez une LLC.

Non, et procéder dans cet ordre est l’une des causes les plus fréquentes de rejet. Déposez d’abord les statuts auprès de l’État, attendez le certificat, puis demandez l’EIN en reprenant exactement la dénomination qui y figure. Un nom qui ne correspond pas au registre de l’État pose des problèmes par la suite, même si la demande passe.

Il signifie que l’IRS juge le nom de votre société trop proche d’une entité déjà enregistrée. Les noms génériques le déclenchent presque systématiquement, du type « ABC Consulting LLC ». La solution est de le rendre plus distinctif : ajouter un mot, y mettre votre ville ou votre État, ou y intégrer votre propre nom. Si vous changez le nom, il faudra peut-être modifier aussi l’enregistrement auprès de l’État pour que les deux concordent toujours.

Oui. L’IRS autorise un EIN par responsable désigné et par tranche de 24 heures, identifié par son SSN ou son ITIN. C’est une mesure antifraude. Si vous montez plusieurs entités, attendez un jour entre les demandes, désignez un responsable différent pour chacune, ou appelez l’IRS au 1-800-829-4933 pour exposer votre situation.

La personne physique qui, en dernier ressort, détient ou contrôle l’entreprise, ou qui contrôle ses fonds et prend les décisions. Ce doit être un être humain, pas une autre société. C’est la principale source de confusion du formulaire SS-4. Le test utile est simple : qui commande réellement ?

Oui, à condition d’avoir un ITIN ou un SSN. Sans ni l’un ni l’autre, on commence habituellement par l’ITIN. L’entreprise doit toujours avoir une adresse aux États-Unis, et il est utile d’avoir un numéro de téléphone américain pour la correspondance de l’IRS.

Pas comme adresse principale d’activité : l’IRS attend un lieu physique où l’entreprise exerce réellement. En revanche, une boîte postale convient comme adresse de correspondance. Indiquer une adresse physique comme siège et une boîte postale séparée pour le courrier est un montage tout à fait courant.

Non. L’EIN est attribué une fois et reste rattaché à cette entreprise définitivement. Il n’est ni réattribué ni réémis, même si l’entreprise cesse son activité. Si votre situation change, par exemple la forme juridique, c’est une autre question que l’expiration et cela peut impliquer un nouvel EIN plutôt qu’un renouvellement.

Parfois. Les politiques varient selon la banque et souvent selon l’agence, et elles évoluent, donc la seule approche fiable est d’appeler l’agence concernée avant de vous déplacer. Prévoyez un passeport en cours de validité ou une autre pièce d’identité, un justificatif de domicile et éventuellement une seconde pièce. Les banques régionales et les coopératives de crédit sont souvent plus souples que les grands réseaux nationaux.

Oui. Un conjoint qui n’a pas droit à un numéro de sécurité sociale peut obtenir un ITIN pour que vous déclariez conjointement ou pour figurer sur votre déclaration. Il dépose un formulaire W-7 comme tout le monde, et la demande accompagne normalement la déclaration à laquelle elle se rapporte.

C’est une personne ou une entreprise habilitée par l’IRS à aider à remplir le formulaire W-7, à vérifier vos pièces d’identité en personne et à transmettre la demande sans que vous ayez à envoyer votre passeport original par la poste. Ce dernier point est la principale raison d’y recourir. L’IRS publie un annuaire des agents habilités sur irs.gov.

Cette distinction fait rejeter plus de demandes d’ITIN que presque tout le reste. Une copie certifiée est vérifiée par l’organisme qui a délivré le document, avec son propre sceau, attestant qu’il s’agit d’une copie conforme. L’IRS l’accepte. Une copie notariée est un notaire attestant avoir vu quelqu’un signer, et l’IRS ne l’accepte pas. Pour faire certifier un acte de naissance, adressez-vous au service d’état civil du lieu de naissance. Un notaire ou un point relais ne peut pas le faire pour l’IRS.

Non. Toutes les pièces doivent être en cours de validité. Un passeport périmé est rejeté automatiquement, et il en va de même pour toute autre pièce d’identité fournie. Faites-le renouveler auprès de votre consulat ou ambassade, ou utilisez une autre combinaison de documents encore valables.

Vous fournissez alors au moins deux documents. L’un doit prouver l’identité et porter votre nom et votre photo : carte nationale d’identité, permis de conduire, carte militaire. L’autre doit prouver le statut d’étranger : acte de naissance mentionnant une naissance à l’étranger, visa, ou pièce nationale indiquant la nationalité. Les personnes à charge de moins de 14 ans, ou de moins de 18 ans si elles sont étudiantes, peuvent produire des documents sans photo. La liste complète figure dans la notice du formulaire W-7.

La démarche est identique à une première demande, en cochant la case de renouvellement sur le formulaire W-7. Vous joignez toujours vos pièces d’identité et soit une déclaration fiscale, soit les justificatifs d’exception, et le traitement prend le même temps qu’une demande initiale. Un point à anticiper : vous ne pouvez pas télédéclarer pendant qu’un renouvellement est en cours, donc déposez sur papier en même temps, ou renouvelez avant le début de la période déclarative.

Le CP567 est l’avis par lequel l’IRS vous indique que la demande d’ITIN a été rejetée ou nécessite un complément. Il précise le problème exact, ce qu’il faut fournir et un délai généralement de 45 jours. Ne le laissez pas passer. Une fois expiré, la demande est considérée comme abandonnée et vous repartez de zéro, ce qui vous coûte à nouveau tout le délai de traitement.